Het is een situatie waar veel ondernemers vroeg of laat mee te maken krijgen: een klant betaalt niet. Aanvankelijk ga je ervan uit dat het een vergissing is, dus stuur je een herinnering. Misschien volgt er zelfs een aanmaning. Maar wat als de betaling alsnog uitblijft? Wanneer is het moment daar om een incassobureau in te schakelen?
In dit artikel lees je wanneer het inschakelen van een incassobureau verstandig is, welke stappen eraan voorafgaan en waar je rekening mee moet houden. Ook gaan we in op de kosten en hoe je deze eventueel kunt verhalen op de wanbetaler.
Wat is een incassobureau?
Een incassobureau is een organisatie die zich specialiseert in het innen van openstaande vorderingen. Wanneer je klant niet reageert op herhaalde betalingsverzoeken, kan een incassobureau optreden als tussenpersoon. Dit gebeurt doorgaans zonder tussenkomst van de rechter, wat het een laagdrempelige stap maakt binnen het incassotraject.
De fasen voorafgaand aan inschakeling
Voordat je besluit om een incassobureau in te schakelen, doorloop je meestal enkele vaste stappen. Deze stappen zijn niet wettelijk verplicht, maar worden wél als redelijke procedure beschouwd.
Stap 1: De eerste betalingsherinnering
Zodra de betalingstermijn is verstreken, stuur je een vriendelijke herinnering. Soms is er sprake van een administratieve fout of is de factuur simpelweg vergeten.
Stap 2: De tweede herinnering of aanmaning
Blijft de reactie uit, dan volgt er doorgaans een tweede herinnering met een wat strengere toon. Je geeft daarbij een duidelijke betalingstermijn, bijvoorbeeld zeven dagen.
Stap 3: De laatste aanmaning (wettelijke ingebrekestelling)
De laatste stap is de formele ingebrekestelling. Hierin geef je aan dat je zonder betaling binnen de gestelde termijn verdere stappen zult ondernemen. Dit is ook de laatste kans voor de klant om zonder extra kosten te betalen.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Als na deze stappen nog steeds geen betaling volgt, is het inschakelen van een incassobureau gerechtvaardigd. In de praktijk gebeurt dit vaak zo’n 30 tot 60 dagen na het verstrijken van de factuurdatum. Belangrijk is dat je de klant voldoende gelegenheid hebt gegeven om alsnog te betalen.
Een incassobureau inschakelen kan een effectieve manier zijn om alsnog je geld te krijgen, zonder dat je direct naar de rechter hoeft te stappen. Veel debiteuren schrikken van een formele incassobrief en besluiten alsnog tot betaling over te gaan.
De voordelen van een incassobureau
Snellere betaling
Een brief van een incassobureau komt vaak serieuzer over dan een interne herinnering. De druk neemt toe, wat de kans op betaling vergroot.
Tijdbesparing
Je hoeft zelf geen tijd meer te besteden aan herinneringen of telefoontjes. Het incassobureau neemt het proces uit handen.
Kennis van wet- en regelgeving
Incassobureaus weten precies wat juridisch wel en niet is toegestaan en handelen volgens geldende wet- en regelgeving.
Wat kost het inschakelen van een incassobureau?
De incassokosten berekenen is een belangrijke stap voordat je actie onderneemt. In veel gevallen kunnen deze kosten worden verhaald op de klant, mits je voldoet aan de wettelijke vereisten.
De hoogte van de kosten hangt af van het factuurbedrag. De wet bepaalt een staffel waarin de incassokosten zijn vastgesteld, met een minimum van €40. Deze kosten zijn bedoeld als vergoeding voor de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden.
Kosten verhalen op particuliere klanten
Bij consumenten moet je vooraf een zogeheten “14-dagenbrief” sturen. Hierin geef je de klant nog één kans om te betalen voordat je incassokosten in rekening brengt. Doe je dit niet, dan kun je de kosten niet verhalen.
Kosten verhalen op zakelijke klanten
Bij B2B-vorderingen gelden minder strenge regels. Als in je algemene voorwaarden staat dat incassokosten voor rekening van de klant zijn, dan mag je deze direct in rekening brengen.
Alternatieven voor een incassobureau
Een incassobureau is niet de enige optie. Afhankelijk van de situatie kun je ook denken aan:
- Minnelijk schikken – bijvoorbeeld een betalingsregeling treffen.
- Juridische stappen zetten – zoals een gerechtelijke procedure of het inschakelen van een deurwaarder.
- Factoring – waarbij je je facturen verkoopt aan een derde partij.
Hoe kies je het juiste incassobureau?
Let bij je keuze op de volgende zaken:
- Ervaring en specialisatie – Heeft het bureau ervaring met jouw branche?
- Transparantie over kosten – Zijn de tarieven helder en eerlijk?
- Reputatie – Wat zeggen andere klanten over het bureau?
- Communicatie – Word je goed op de hoogte gehouden van de voortgang?
Een goede samenwerking met een incassobureau kan veel frustratie en geld schelen. Kies dus niet zomaar de eerste de beste partij.
Tot slot
Het inschakelen van een incassobureau is een serieuze stap, maar soms onvermijdelijk. Geef je klant eerst voldoende kansen om alsnog te betalen. Als dat niet gebeurt, kan een professioneel incassobureau helpen om alsnog je vordering te innen zonder dat het je onnodig veel tijd, energie of geld kost.
Met de juiste voorbereiding en duidelijke communicatie voorkom je dat zakelijke relaties onnodig onder druk komen te staan. En als betaling alsnog uitblijft? Dan weet je nu precies wanneer je overgaat tot actie.