Disfunctioneren op de werkvloer is een van de lastigste onderwerpen voor ondernemers. Vaak gaat het niet om onwil, maar om een kloof tussen verwachting en resultaat. Toch vraagt het tijdig signaleren en zorgvuldig handelen: niet alleen vanuit zakelijk belang, maar ook vanwege je rol als werkgever. Dit stappenplan helpt je om professioneel én empathisch te handelen.
1. Herken de signalen op tijd
Vaak zie je het niet ineens, maar sluipt het erin: deadlines die structureel niet worden gehaald, fouten die zich herhalen, of een afname in betrokkenheid. Als ondernemer loont het om alert te zijn. Bespreek kleine signalen voordat ze grote problemen worden. Een goed functionerende organisatie begint bij open communicatie.
2. Verzamel feiten, geen gevoelens
Maak een objectieve analyse. Wat is er precies misgegaan, wanneer, en wat was de context? Beschrijf gedrag concreet: “vier klantverzoeken zijn onbeantwoord gebleven tussen 3 en 10 juni”, is veel krachtiger dan “hij doet zijn werk niet goed”. Een feitelijke onderbouwing is essentieel als het traject juridisch getoetst wordt.
3. Ga het gesprek aan, met respect
Een goed functioneringsgesprek draait niet om confrontatie, maar om duidelijkheid. Leg uit welke zorgen je hebt, geef ruimte voor het verhaal van de medewerker, en blijf constructief. Soms komt er iets boven tafel wat het functioneren beïnvloedt: privéproblemen, miscommunicatie of onduidelijke aansturing. Disfunctioneren bespreekbaar maken vergt moed. Maar door helderheid te creëren, geef je ook vertrouwen: je laat zien dat inzet en groei ertoe doen.
4. Werk samen aan een verbeterplan
Een formeel verbetertraject is geen formaliteit, maar een kans. Stel samen doelen vast: wat moet er verbeteren, binnen welk tijdsbestek en hoe meten we dat? Leg deze afspraken schriftelijk vast, inclusief evaluatiemomenten. Zo voorkom je ruis en creëer je duidelijkheid voor beide kanten.
5. Ondersteun waar nodig
Niet iedere medewerker disfunctioneert uit onwil. Soms ontbreekt een vaardigheid of is een taak verkeerd ingeschat. Overweeg scholing, een coach of tijdelijke taakverschuiving. Door te investeren in ontwikkeling toon je goed werkgeverschap én vergroot je de kans op herstel.
6. Evalueer en durf conclusies te trekken
Plan minimaal één tussentijdse en één eindbeoordeling. Loopt het niet zoals gehoopt? Dan moet je dat ook benoemen. Soms past iemand simpelweg niet (meer) bij de rol of organisatie. Dan zijn herplaatsing of een overstap betere oplossingen dan eindeloos bijsturen.
7. Juridisch zorgvuldig afronden
Komt het tot een beëindiging van het dienstverband? Dan is juridische zorgvuldigheid essentieel. Denk aan dossiervorming, proportionaliteit, redelijke termijnen en eerlijke kans op verbetering. Raadpleeg altijd een juridisch expert of een gespecialiseerde HR-partner zoals hrspecialist.nl. Zij helpen je valkuilen te vermijden en begeleiden je richting een correct en humaan vertrekproces, altijd rekening houdend met bijvoorbeeld de geldende opzegverboden, welke je onder meer kunt vinden via de website van het UWV.
Disfunctioneren is zelden zwart-wit. Het vraagt om een combinatie van zakelijke scherpte en menselijkheid. Juist daar zit de meerwaarde van een ervaren HR-professional: die kijkt voorbij het moment en bouwt aan duurzame oplossingen, mét oog voor mens en organisatie.