Het is een vraag die veel bedrijfsleiders en managers zichzelf stellen: hoe ga je als bedrijf om met calamiteiten op de werkvloer? Ieder bedrijf kan namelijk te maken krijgen met een calamiteit. Het maakt niet uit hoe groot of klein je bedrijf is, want het kan van alles zijn. Denk bijvoorbeeld aan een brand, een ongeluk, een stroomstoring of zelfs een natuurramp. Hoe je reageert in zo’n situatie kan het verschil maken tussen een kleine verstoring van de werkzaamheden of een grote chaos.
Voorbereiden op calamiteiten
Als bedrijf is het essentieel om voorbereid te zijn op mogelijke calamiteiten. Daarvoor is het belangrijk om met de basis te beginnen. Hierbij kun je denken aan een brandblusser of een EHBO-doos. Dit is alleen de basis en er is dus nog veel meer nodig. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een uitgebreid calamiteitenplan. In dit plan staat beschreven wat er moet gebeuren in geval van een calamiteit, wie er verantwoordelijk is voor welke taken en hoe de communicatie verloopt. Het is belangrijk dat alle medewerkers bekend zijn met dit plan en weten wat ze moeten doen in geval van nood.
De rol van de calamiteitendienst
Een belangrijk onderdeel van het calamiteitenplan is de rol van de calamiteitendienst. Zo kun je bijvoorbeeld een extern bedrijf inschakelen in geval van calamiteiten. Zij zorgen dan voor de professionele hulpverlening en zijn op dat moment verantwoordelijk om de impact van de calamiteit te minimaliseren. Ze zorgen ervoor dat iedereen veilig is, dat er zo snel mogelijk hulp komt indien nodig en dat de communicatie soepel verloopt. Het is dus van groot belang om een betrouwbare en deskundige calamiteitendienst te hebben.
Communiceren tijdens een calamiteit
Een andere cruciale factor tijdens een calamiteit is communicatie. Het is belangrijk om snel en duidelijk te communiceren met alle betrokkenen. Dit gaat om medewerkers, klanten, leveranciers en eventueel de media. Dat laatste is afhankelijk van de grootte en bekendheid van je bedrijf. Iedereen moet weten wat er aan de hand is, wat ze kunnen verwachten en wat ze moeten doen. Het is ook belangrijk om na de calamiteit te communiceren over de genomen maatregelen en de gevolgen van de calamiteit. Dit helpt om onrust en onzekerheid te voorkomen.
Zorg voor een periodieke revisie van het calamiteitenplan
Veel bedrijven maken de fout dat ze hun calamiteitenplan opstellen en daarna vergeten. Het is toch echt erg belangrijk om dit plan regelmatig te herzien en te updaten. De omstandigheden veranderen en dit geldt ook voor de risico’s. Misschien heb je nieuwe apparatuur aangeschaft die extra risico’s met zich meebrengt, of zijn er nieuwe medewerkers die niet bekend zijn met het plan. Zorg er dus voor dat je calamiteitenplan up-to-date is en dat alle medewerkers weten w