Een congres organiseren is een grote uitdaging. Er komt veel kijken bij de voorbereiding, van de keuze van de locatie tot het samenstellen van het programma en de communicatie richting deelnemers. Een kleine fout kan al een grote impact hebben op de beleving van de bezoekers – en daarmee op het succes van je evenement.
Om je te helpen, zetten we de meest voorkomende fouten op een rij én geven we tips om ze te voorkomen.
1. Onduidelijk doel en doelgroep
Een congres zonder helder doel voelt vaak onsamenhangend. Wil je kennis delen, nieuwe leads genereren of juist netwerken stimuleren? En wie is je primaire doelgroep?
Hoe voorkom je dit?
Bepaal vooraf het doel en de doelgroep van je congres. Gebruik dit als leidraad bij de keuze van sprekers, het programma en zelfs de catering. Een scherp doel maakt het congres relevanter én waardevoller.
2. Te veel of te weinig inhoud
Sommige congressen bieden zoveel sessies en presentaties dat bezoekers overladen raken met informatie. Andere zijn juist te oppervlakkig, waardoor deelnemers teleurgesteld vertrekken.
Hoe voorkom je dit?
Zorg voor een goede balans. Combineer inhoudelijke keynotes met interactieve break-outs en ruimte voor netwerken. Vraag ook feedback van potentiële bezoekers of collega’s bij het opstellen van het programma.
3. Slechte communicatie met deelnemers
Een congres kan nog zo goed georganiseerd zijn, als deelnemers onvoldoende of te laat geïnformeerd worden, daalt de opkomst. Denk aan gebrekkige e-mails, een onduidelijke website of ontbrekende routebeschrijvingen.
Hoe voorkom je dit?
Maak een communicatieplan. Verstuur tijdig uitnodigingen, herinneringen en praktische informatie. Een event-app of duidelijke landingspagina kan daarbij enorm helpen.
4. Onderschatte techniek en faciliteiten
Er is weinig zo vervelend als een microfoon die niet werkt, een beamer die hapert of onvoldoende WiFi voor bezoekers. Technische problemen halen de energie direct uit het congres.
Hoe voorkom je dit?
Test de techniek vooraf grondig en zorg dat er altijd een technicus aanwezig is tijdens het evenement. Houd ook rekening met voldoende stopcontacten en goede internetverbindingen.
5. Onvoldoende aandacht voor gastvrijheid
Bezoekers onthouden niet alleen de inhoud, maar vooral hoe ze zich hebben gevoeld. Lange wachtrijen bij de registratie, onvriendelijke ontvangst of slechte catering geven een negatieve indruk.
Hoe voorkom je dit?
Investeer in gastvrijheid. Zorg voor een warm welkom, duidelijke bewegwijzering, korte wachttijden en een goede catering. Een glimlach van de host(ess) doet vaak al wonderen.
6. Geen ruimte voor netwerken
Veel deelnemers komen juist om nieuwe mensen te ontmoeten. Als het programma dit niet faciliteert, mis je een belangrijk onderdeel van de congreservaring.
Hoe voorkom je dit?
Plan voldoende pauzes en netwerkmomenten in. Denk ook aan speeddating-sessies, netwerkborrels of een speciale app waar deelnemers elkaar kunnen vinden.
7. Geen follow-up na afloop
Een congres eindigt niet zodra de laatste spreker van het podium stapt. Zonder opvolging missen organisatoren de kans om de impact te vergroten en relaties te versterken.
Hoe voorkom je dit?
Stuur na afloop een bedankmail met foto’s, presentaties of een aftermovie. Vraag om feedback en blijf in contact met de deelnemers via nieuwsbrieven of social media
Te veel werk?
Dit kost allemaal veel tijd en moeite. Je kan jezelf veel stress besparen door een ervaren congreslocatie uit te zoeken. Wij hebben altijd een goede ervaring gehad met Spant Bussum, dat ook nog eens midden in Nederland ligt en dus goed bereikbaar is. Zij hebben ons van begin tot eind uitstekend geholpen.