Als ondernemer wil je natuurlijk dat je klanten netjes op tijd betalen. Maar wat doe je als dat niet gebeurt? Een van de meest effectieve stappen in het incassoproces is de laatste aanmaning. In dit artikel duiken we dieper in op wat een laatste aanmaning precies inhoudt en hoe je deze optimaal kunt inzetten.
Wat is een laatste aanmaning?
Een laatste aanmaning is de definitieve herinnering die je naar een klant stuurt voordat je verdere juridische stappen onderneemt. Het is een cruciaal onderdeel van het debiteurenbeheer en kan vaak het verschil maken tussen betaald krijgen of met lege handen staan. Deze aanmaning is meestal strenger van toon dan eerdere betalingsherinneringen en benadrukt de urgentie van de situatie.
Waarom is het belangrijk?
Het versturen van een laatste aanmaning laat zien dat je serieus bent over het innen van openstaande vorderingen. Het geeft de klant een laatste kans om te betalen zonder extra kosten of juridische complicaties. Bovendien helpt het jou om duidelijkheid te scheppen en verdere stappen te rechtvaardigen als er nog steeds niet wordt betaald.
De juiste timing
Timing is alles bij het versturen van een laatste aanmaning. Je wilt niet te vroeg zijn, maar ook zeker niet te laat. Meestal stuur je deze brief nadat eerdere herinneringen genegeerd zijn en er al enige tijd verstreken is sinds de oorspronkelijke vervaldatum.
Wanneer verstuur je hem?
Een goede vuistregel is om ongeveer 30 dagen na de eerste betalingsherinnering een tweede herinnering te sturen. Als daar geen reactie op komt, kun je na nog eens 14 dagen de laatste aanmaning versturen. Dit geeft de klant voldoende tijd om te reageren, terwijl jij laat zien dat je geduldig maar vastberaden bent.
Wat moet erin staan?
Een effectieve laatste aanmaning bevat enkele essentiële elementen die ervoor zorgen dat jouw boodschap duidelijk en juridisch correct is.
Essentiële onderdelen
1. Duidelijke kop: Begin met een duidelijke titel zoals “Laatste aanmaning” zodat de ontvanger meteen weet waar het over gaat.
2. Specificatie van de schuld: Vermeld duidelijk welk bedrag openstaat, inclusief eventuele rente of kosten.
3. Betalingstermijn: Geef een concrete deadline voor betaling, meestal binnen 7 tot 14 dagen.
4. Gevolgen bij niet-betaling: Leg uit welke stappen je zult ondernemen als er niet betaald wordt, zoals inschakeling van een incassobureau of juridische stappen.
5. Betaalinformatie: Zorg dat alle benodigde betaalgegevens duidelijk vermeld staan.
Door deze elementen op te nemen, maak je jouw brief zowel informatief als dwingend.
De toon van de brief
De toon van een laatste aanmaning moet professioneel maar beslist zijn. Je wilt duidelijk maken dat dit echt de laatste kans is zonder onnodig vijandig over te komen.
Hoe formuleer je dit?
Gebruik zinnen als:
– “Dit is jouw laatste kans om deze kwestie zonder extra kosten op te lossen.”
– “Indien wij binnen [termijn] geen betaling ontvangen, zullen wij genoodzaakt zijn verdere stappen te ondernemen.”
Deze formuleringen maken duidelijk dat er gevolgen zijn zonder direct dreigend over te komen.
Wat als er nog steeds niet betaald wordt?
Als zelfs na deze laatste aanmaning geen betaling volgt, heb je verschillende opties om alsnog jouw geld te innen.
Mogelijke vervolgstappen
1. Inschakelen van een incassobureau: Dit kan helpen om professionele druk uit te oefenen.
2. Juridische stappen: Denk hierbij aan het starten van een gerechtelijke procedure.
3. Verkoop van de schuld: Sommige bedrijven kiezen ervoor om hun vorderingen te verkopen aan gespecialiseerde partijen.
Voor meer informatie over hoe dit proces werkt, kun je kijken naar laatste aanmaning.
Hopelijk heb je nu een beter beeld van wat er allemaal komt kijken bij het versturen van een laatste aanmaning en ben je klaar om deze effectief in te zetten voor jouw onderneming!