Elke ondernemer heeft regelmatig te maken met een overvolle agenda, een eindeloze to-dolijst en het idee dat de dag alweer voorbij is voordat je écht bent begonnen. Tijdsdruk lijkt tegenwoordig een vast onderdeel van het ondernemerschap. Toch is het mogelijk om grip te krijgen op je uren, zonder dat het ten koste gaat van de creativiteit of het resultaat. De sleutel hierin is structuur. Slim ondernemen betekent namelijk niet harder werken, maar slimmer plannen. En dat begint bij inzicht in je tijdsbesteding, heldere prioriteiten en het bewaken van je focus. Met de drie stappen in dit artikel zet je vandaag nog de eerste stap naar een georganiseerder werkleven.
1. Tijdsbesteding in kaart brengen
Veel ondernemers denken te weten waar hun tijd naartoe gaat, maar onderzoek van Harvard Business Review toont aan dat we onze tijdsbesteding vaak systematisch overschatten of verkeerd inschatten (HBR, 2018). Wat je denkt dat slechts een kwartier duurt, blijkt al snel een uur te kosten. Daarom is het cruciaal om je dagelijkse activiteiten eerst nauwkeurig in beeld te brengen.
Gebruik hiervoor een digitale tool zoals Toggl of RescueTime, of houd simpelweg een week lang een tijdsdagboek bij. Noteer alles: van klantgesprekken en administratieve taken tot scrollen door LinkedIn. Alleen dan ontdek je waar je tijd lekt en waar je winst kunt behalen.
2. Prioriteiten stellen volgens vaste structuur
Een van de grootste valkuilen voor ondernemers is het gevoel dat álles belangrijk is. Toch maakt structuur juist ruimte voor flexibiliteit. Door gebruik te maken van bewezen methodes zoals de Eisenhower-matrix of het 1-3-5-principe, leer je onderscheid maken tussen wat nú moet en wat kan wachten. Volgens een onderzoek gepubliceerd in Psychology Today (2021) leidt dit soort gestructureerde prioritering tot een hogere productiviteit en minder mentale onrust.
Maar structuur betekent niet rigide plannen. Integendeel, het gaat om bewust keuzes maken. Een ‘timemanagement cursus’ kan hierbij helpen om je denkwijze over tijdsinvulling fundamenteel te veranderen. Cursussen leren je onder andere hoe je taken realistisch inschat, tijd blokkeert voor diep werk en leert omgaan met onverwachte onderbrekingen. Precies die vaardigheden maken het verschil tussen reactief werken en proactief ondernemen. Lees verder voor de tips van Björn Deusings, expert op het gebied van efficiënt plannen.
3. Focus beschermen
In een wereld vol afleiding is focus minder makkelijk te behouden dan voorheen. En juist voor ondernemers is dat een probleem, want hun werk vraagt om strategisch denken, klantgerichtheid én creativiteit. Toch verliezen we gemiddeld 2,1 uur per dag aan afleidingen, aldus cijfers van de Universiteit van Californië (Gloria Mark, 2023). Het duurt bovendien gemiddeld 23 minuten voordat we onze concentratie hervinden na een onderbreking.
De oplossing is om van focus een gewoonte te maken. Plan vaste blokken waarin je ongestoord werkt aan je belangrijkste taken. Sluit e-mail en notificaties tijdelijk af, en communiceer duidelijk met collega’s of klanten wanneer je wél bereikbaar bent.
Kort samengevat, slimmer ondernemen begint niet bij nóg een to-do app of multitasking. Het begint bij inzicht in hoe je je tijd écht besteedt, het stellen van scherpe prioriteiten en het beschermen van je focus. Structuur is daarbij geen beperking, maar juist een middel om meer vrijheid, betere resultaten en rust in je hoofd te creëren. Investeer dus in het verbeteren van je eigen timemanagement.